Entendiendo el proceso de toma de decisiones de la alta dirección acerca de invertir o no en mejorar sus capacidades en gestión por proyectos

Abstract

La globalización, facilitada por el transporte y las tecnologías de la información y la comunicación, han acelerado el ritmo del cambio. Las organizaciones no s ajenas a esta aceleración y tienen que evolucionar y adaptarse constantemente, lo cual las obliga a ejecutar, cada vez en mayor medida, proyectos para poder realizar dichos cambios. Ante esta situación, las organizaciones que quieren sobrevivir han de acertar tanto a la hora de fijar su estrategia y definir sus objetivos organizacionales como a la hora de implementarlos.

Diversos estudios indican que una adecuada gestión por proyectos, esto es, la aplicación de técnicas y métodos para una gestión integral en la organización de todo lo relacionado con los proyectos (incluyendo las carteras de proyectos, los programas de proyectos y los diferentes proyectos de la organización), tiene una relación directa con el éxito en la implementación de la estrategia de la organización.

Entender cómo es el proceso de toma de decisiones de la alta dirección de las organizaciones a la hora de considerar si invertir o no en mejorar sus capacidades en gestión por proyectos, así como los criterios que se tienen en cuenta en dicha toma de decisiones, es un elemento importante. Conocer cómo es la toma de decisiones y cuáles son y qué peso tienen los diferentes criterios permitirá construir argumentarios sólidos a los profesionales e investigadores en gestión por proyectos.

Las conclusiones de la investigación bibliográfica de este estudio indican que los criterios seguidos o la motivación de la alta dirección de las organizaciones en el momento de considerar si invertir o no en mejorar sus capacidades en gestión por proyectos es un campo insuficientemente tratado.

A fin de conocer mejor este fenómeno, y partiendo de que el paradigma seguido ha sido el constructivismo, la metodología seguida en este estudio ha sido cualitativa. Siguiendo un enfoque de estudio de casos, se realizaron cinco entrevistas en profundidad semi-estructuradas. Posteriormente, y con el objetivo de intentar contrastar las conclusiones del análisis de los resultados de dichas entrevistas, se diseñó y realizó una encuesta on-line dirigida a 70 personas, siendo éstas profesionales de la gestión por proyectos y personas pertenecientes a la alta dirección de sus organizaciones. El ámbito geográfico fue el País Vasco (principalmente) y Navarra, ambas comunidades pertenecientes a España.

En cuanto a los resultados de este estudio, en los cinco estudios de caso los criterios tenidos en cuenta a la hora de la decisión objeto del estudio eran todos de índole interna, coincidiendo también con los resultados de la encuesta on-line posterior. Por otro lado, en los cinco estudios de caso el proceso sería más intuitivo que racional mientras que la encuesta on-line de contraste sin embargo no se decanta ni por un tipo ni por otro. Con respecto a si las personas que tomaron la decisión de si invertir o no en mejorar las capacidades de la organización en gestión por proyectos tenían gran conocimiento o experiencia en la materia, el estudio no es concluyente ya que en los estudios de caso (entrevistas) no tenían dicho conocimiento, pero los resultados de la encuesta on-line sugieren lo contrario. Y en cuanto a la duración del proceso, en los estudios de caso estudiados la duración sería corta, mientras que los resultados de la encuesta on-line indican que no serían ni cortos ni largos (duración media).

Globalisation, facilitated by transport, logistics, and information and communication technologies, has accelerated the pace of change. Organisations are no stranger to this acceleration and must constantly evolve and adapt. This forces them to, more and more, run projects in order to implement those changes. In this situation, organisations that want to survive must not only just succeed when both setting their strategy and defining their organisational goals, but also when they implement them. Many studies have shown that an appropriate organisational project management, that is, using techniques and methods for an integrated management within the organisation of all that is related to projects (including project portfolios, project programmes, and all projects), has a direct relationship with the successful implementation of an organisation’s strategy. Understanding how the upper management decision making process functions when decision as are made on whether to invest or not in improving their organisational project management capabilities, as well as understanding which criteria are considered in that decision-making process, is an important element. To understand what the decision-making process is, and which are the different criteria that are taken into account and what weight they are given, which will allow organisational project management practitioners and researchers create robust arguments. The conclusions of the bibliographic research of this study indicate that the criteria considered, or the motivation of upper management at the time of deciding whether to invest or not in improving the organisational project management capabilities, has not been sufficiently studied. In order to better understand this phenomenon, and following a constructivist paradigm, the methodology applied in this research study was qualitative. Following a case study approach, five in-depth, semi-structured interviews were conducted. Then, and with the aim of contrasting the conclusions of the analysis of the interviews, an on-line survey was designed and conducted. This survey was sent to 70 people, all of them organisational project management practitioners or members of upper management in their organisations. All the people and organisations participating in the field study are from (primarily) the Basque Country and Navarre, regions which are both part of Spain. With regard to the results of the study, in all five case studies the criteria that were taken into account when making the decision being studied were all related to internal factors, which did also coincide with the results of the on-line survey. In all case studies the process was more intuitive than rational, whist in the on-line survey responses are balanced between both options. Regarding whether the decision makers had in-depth knowledge or experience in the topic, this study is not conclusive, because whilst in the five interviews they did not have the knowledge or the previous experience, in the on-line survey the results suggest the contrary. Relating to the duration of the decision-making process, in the case studies the duration was short, whilst in the on-line survey the results indicated that the duration would not be neither short nor long.